Työohje kulunhallintaan: esimiehet
1 Peruskulkuoikeudet uudelle henkilölle ja tunnisteen rekisteröinti
Kulunhallinta peruskulkuoikeuksien osalta on muuttunut esimiesten näkökulmasta niin, että henkilöille aktivoituu automaattisesti Common ja Staff common kulkuoikeudet Workdayhin kirjattujen tietojen (mm työsuhteen voimassaolon) mukaisesti. Enää ei näiden osalta tarvita erillistä lomaketta. Ennallaan säilyy edelleen cliq avainten, perinteisten metalliavainten ja kuvallisen id kortti käsittely.
Jokaisen uuden aaltolaisen tulee itse rekisteröidä ja aktivoida aulasta saamansa kulkutunniste itsepalveluportaalissa idm.aalto.fi.
Lisätietoa näistä ja mm tämän työohjeen löydät kulunhallinnan nettisivuilta osoitteesta www.aalto.fi/access.
2 Kulkuoikeuden pyytäminen erikoistilaan toisen henkilön puolesta
Jokaiselle aaltolaiselle annetaan automaattisesti peruskulkuoikeudet opinto/työsuhteen keston ajaksi. Tarvittaessa kulkuoikeuksia erikoistiloihin, henkilön tulee kirjautua itsepalveluportaaliin idm.aalto.fi ja pyytää kulkuoikeuksia näihin erikoistiloihin. Esimiehenä voit pyytää kulkuoikeuksia erikoistiloihin myös alaisillesi itsepalveluportaalin kautta.
- Kirjaudu itsepalveluportaaliin Aalto tunnuksellasi osoitteessa
- Valitse Start a new request
- Valitse listalta henkilö tai henkilöt, jolle pyydät erikoistilaan kulkuoikeuksia
- Valitse seuraavaksi erikoistila(t), joihin tarvitsevat kulkuoikeuden
- Anna perustelut pyynnölle, tässä näkymässä kaikille henkilöille kerrallaan
- Jos kulkuoikeus tarvitaan vain määräajaksi, lisää myös Valid from ja Valid until päivämäärät jokaiselle henkilölle erikseen
- Lopuksi klikkaa sivun oikeasta alareunasta Submit
Nyt pyyntö/pyynnöt ohjautuvat määritellylle erikoistilojen avainvastaavalle käsiteltäväksi.
1. Kirjaudu itsepalveluportaaliin osoitteessa
2. Valitse Start a new request
3.Valitse listalta henkilö tai henkilöt, jolle pyydät erikoistilojen kulkuoikeuksia klikkaamalla valintaikkuna auki ”Change” -painikkeella
Valitse henkilöt, klikkaamalla nimeä ja varmista, että nimi näkyy Selected -listassa ikkunan oikeassa reunassa. Search -kentän avulla löydät henkilön helpommin listalta. Muista, että listattuna on vain henkilöt, joilla on jo Aalto ID. Lopuksi vahvista valinnat klikkaamalla ikkunan oikeasta alanurkasta Close.
4. Valitse seuraavaksi erikoistila(t), joihin henkilöt tarvitsevat kulkuoikeuden klikkaamalla Physical access to special zones -laatikkoa, jotta saat näkyviin listan erikoistiloista.
Valitse listalta tarvittavat erikoistilat joko yksitellen klikkaamalla kyseisen rivin lopusta Add to cart -painiketta, tai täppäämällä valintaruudun rivin alusta, ja lopuksi listan alla olevaa Add to cart painiketta.
5.Anna perustelut pyynnölle
Perustelut tässä annetaan per tila, kaikille pyydetyille käyttäjille kerralla. Voit myöhemmin lisätä perusteluita per käyttäjä, jos tarpeen. Klikkaa lopuksi OK -painiketta saadaksesi esille saman ruudun seuraavalle erikoistilalle, tai siirtyäksesi pyynnössä eteenpäin. Contact person for students/visitors jätetään nyt tyhjäksi. Täytetään siinä tapauksessa, että henkilöllä ei ole esimiestä, ja mahdollisesti tarvitaan henkilö, joka antaa lisätietoja pyynnöstä.
6. Seuraavaksi näet yhteenvedon ostoskoristasi. Jos kulkuoikeus tarvitaan vain määräajaksi, lisää myös Valid from ja/tai Valid until päivä-määrät jokaiselle henkilölle erikseen. Tässä näkymässä voit myös muokata perusteluita. Valitse ensin listasta henkilö/erikoistila, ja päivitä tiedot oikealle puolelle. Lopuksi klikkaa oikeasta alanurkasta Submit.
3 Pyydetyn erikoistilan kulkuoikeuden hyväksyminen
Alaisesi pyytäessä kulkuoikeuksia erikoistilaan, tulee pyyntö ensin sinulle, esimiehenä, tarkistettavaksi, ja vasta sinun hyväksyntäsi jälkeen siirtyy avainvastaavalle käsiteltäväksi.
Kun sinulle on hyväksyttäviä kulkuoikeuspyyntöjä, saat niistä automaattisesti sähköposti-ilmoituksen. äöDzپssa on pyynnön perustiedot ja linkki itsepalveluportaaliin idm.aalto.fi, jossa pyyntö hyväksytään tai hylätään.
Näet pyynnön tiedot myös portaalin etusivulta Pending requests laatikon kautta.
Listassa, vasemmalla puolella, näet kaikki sinulla avoinna olevat pyynnöt. Klikkaamalla tiettyä riviä, saat sen tarkemmat tiedot näkyville oikeaan reunaan. Information -välilehdellä on pyynnön perustiedot, Workflow -välilehdeltä näet mitä pyynnölle on aiemmin tapahtunut.
Jos haluat hyväksyä pyynnön,
- klikkaa rivin päädyssä olevaa Approve -painiketta,
- oikeassa alanurkassa olevaa Next -painiketta,
- anna perustelut hyväksynnälle,
- muokkaa tarvittaessa kulkuoikeuden voimassaolo klikkaamalla Valid from/until ä
- Lopuksi klikkaa Save sivun oikeasta alanurkasta
Nyt pyyntö siirtyy avainvastaavalle käsiteltäväksi. Jos et käsittele avoimia nimissäsi olevia pyyntöjä, saat kolmen päivän kuluttua muistutusviestin hyväksyntääsi odottavista, avoimista pyynnöstä. Viiden työpäivän jälkeen edelleen käsittelemättä olevat pyynnöt siirtyvät avainvastaavalle käsiteltäväksi.
4 Pyydetyn erikoistilan kulkuoikeuden hylkääminen
Seuraa yllä olevaa hyväksyntä ohjetta, mutta sen sijaan, että klikkaisit pyynnöllä Approve -painiketta, valitse Deny painike. Kieltävässä päätöksessä perustelu on aina pakollinen.
Jos hylkäät pyynnön, lähettää järjestelmä automaattisesti sähköposti-ilmoituksen henkilölle, joka pyysi kulkuoikeutta. Hän näkee viestissä kuka on hylännyt pyynnön ja kirjaamasi perustelut. Tarvittaessa hän voi hakea erikoistilan kulkuoikeutta uudestaan.
5 Lisätietojen pyytäminen ja lisätietopyyntöön vastaaminen
5.1 Lisätietojen pyytäminen
Jos sinulle tulee hyväksyttäväksi kulkuoikeuspyyntö, jonka hyväksymistä varten tarvitset lisätietoja, voit lähettää itsepalveluportaalin kautta lisätietopyynnön haluamallesi henkilölle. Näin kaikki tieto jää pyynnölle talteen, eikä huku sähköposteihin.
Pyynnöllä klikkaa oikean alakulman more -painiketta saadaksesi näkyviin kohdan: Submit inquiry
Valitse henkilö, jolle haluat lähettää lisätietopyynnön. Kirjoita henkilön nimi hakukenttään, klikkaa suurennuslasin kuvaa ja valitse oikea henkilö listalta klikkaamalla oikeaa riviä:
Kirjoita kysymyksesi avautuvaan ikkunaan ja klikkaa Save -painiketta:
Valitsemallesi henkilölle lähtee järjestelmästä automaattinen sähköposti-ilmoitus uudesta lisätietopyynnöstä. Henkilö voi klikata sähköpostissa olevasta linkistä päästäkseen portaaliin antamaa vastauksensa.
Kun henkilö on kirjannut vastauksensa, ja tallentanut sen, saat sähköposti-ilmoituksen uudesta vastauksesta. Näet vastauksen sekä sähköpostissa, että portaalissa suoraan pyynnön Workflow -ää.
5.2 Lisätietopyyntöön vastaaminen
Jos sinulta pyydetään lisätietoja koskien jotain tiettyä kulkuoikeuspyyntöä, saat sähköpostiin ilmoituksen otsikolla ”Question about a request”. Voit klikata itsesi sähköpostin linkistä suoraan itsepalveluportaaliin, jossa näet pyynnön tarkemmat tiedot ja asetetun kysymyksen.
Vastaa kysymykseen klikkaamalla oikean alanurkan Respond -painiketta ja kirjoittamalla vastuksesi avautuvaan ikkunaan ja tallenna.
Lisätietopyynnön esittäjä saa ilmoituksen vastauksestasi ja voi jatkaa pyynnön käsittelyä.
6 Kulkuoikeus lyhytaikaiselle vieraalle
Jos isännöit kampukselle tulevaa lyhytaikaista vierasta, jonka vierailu kestää alle kuukauden, eikä hänelle luoda Aalto tunnuksia, lähetä hänestä kulkuoikeuspyyntö, myös erikoistilojen osalta, avainvastaavalle sähköpostitse. Avainvastaava tarvitsee seuraavat tiedot, jotta voi käsitellä pyynnön: vierailijat nimi, yritys, yhteystiedot (ml sähköpostiosoite), vierailun kesto ja syy sekä tarvittavat kulkualueet.
Avainvastaavan hyväksyessä pyynnön, välittää hän tiedot kyseisen rakennuksen aulapalveluun, ja liittää sinut tuon viestin kopiokenttään. Näin tiedät kertoa vieraalle mistä ja milloin kulkutunnisteen voi noutaa (aulapalvelun aukioloaikoina) henkilötodistuksen kanssa.
Aulapalvelu tekee ja luovuttaa kulkutunnisteen vieraalle tämän saapuessa. Tunniste on muistettava palauttaa samaan aulaan vierailun päättyessä. Avainvastaavan hylätessä pyynnön, vastaa hän viestiisi kertoen hylkäyksen syyn.