���ʵ���

• Aiheen valinta perustuu ohjaajan ja opinnäytteen tekijän väliseen keskusteluun aiheen soveltuvuudesta opinnäytteeksi.
• Opinnäytteen aiheen soveltuvuutta tulee arvioida henkilötietojen käsittelyn näkökulmasta, kun
  • tutkimuksen kohteena on ihminen
  • kerätään/käsitellään aineistoja, joiden kautta ihmiset ovat suoraan tai epäsuorasti tunnistettavissa
  • kerätään/käsitellään erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoja (Huom! Aalto-yliopistossa on suosituksena, että perusopintojen opinnäytteissä ei käsitellä erityisiä henkilötietoja. )
• Aihetta on arvioitava eettisestä näkökulmasta:
  • sensitiivisten aiheiden ja kohderyhmien tunnistaminen
  • riskit ja haitat tutkittaville (ja opinnäytteen tekijälle)
  • opinnäytettä ei lähtökohtaisesti tehdä niistä aiheista, jotka vaativat eettistä ennakkoarviointia
• Aihetta on arvioitava opiskelijan taitojen ja ajankäytön näkökulmasta.

• ���԰쾱��ö�پ���ٴ����� pysyminen suojattuna on jokaisen perusoikeus. ���԰쾱��ö�پ���ٴ����� käsittelyyn on aina oltava syy ja perustelu, joka pohjautuu lainsäädäntöön. Tämä koskee myös opiskelijaa, jos hän käsittelee opinnäytteessä henkilötietoja.
• Keskeisimmät henkilötietojen käsittelyä koskevat säädökset ovat
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679, General Data Protection Regulation eli GDPR)
  • yleistä tietosuoja-asetusta täydentävä kansallinen tietosuojalaki (1050/2018)
• Ohjaa opiskelija tutustumaan Aalto-yliopiston lomakepohjiin (Huom! Perustutkinto-opiskelijoilla on oma tietosuojailmoitus, joka eroaa tutkimuksen tietosuojailmoituksesta): ja ohjeistuksiin tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä: Miten opiskelijana käsittelet henkilötietoja opinnoissa | Aalto-yliopisto

• Tutkimussuunnitelma tai aineistonhallintasuunnitelma (DMP) sisältää kuvauksen siitä, miten henkilötietoja tullaan käsittelemään opinnäyteprosessin eri vaiheissa.
• Opiskelijan kannattaa tehdä aineistonhallintasuunnitelma aina, vaikka se ei olisi pakollista.  Se auttaa opiskelijaa hahmottamaan ja dokumentoimaan tietosuojaan liittyvät toimenpiteet.
• Suunnitteluvaiheessa pitää miettiä, millaisia henkilötietoja opinnäytteessä kerätään. Mitä enemmän haittaa tutkittavalle on henkilötietojen paljastumisesta ulkopuoliselle, sitä enemmän vaaditaan huolellisuutta.
• Se, millaisia henkilötietoja kerätään, vaikuttaa siihen,
  • missä, miten ja millä välineillä henkilötietoja voi kerätä, siirtää ja analysoida
  • minne sitä voi tallentaa.
• Aineiston käsittely-  ja säilytystavat pitää kertoa tietosuojailmoituksessa

• Aineistonkeruun suunnittelussa opiskelijan tulee noudattaa henkilötietojen keruun minimoinnin periaatetta, eli kerätä ainoastaan ne henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä opinnäytteen kannalta.
• Aineistonkeruussa kiinnitetään huomioita keruuvälineen tietoturvaan ja siihen, miten henkilötiedot siirtyvät mm. keruuvälineestä tiedostoihin ja tiedostot eri ohjelmien välillä.

Esimerkiksi:

• Kyselyssä kannattaa välttää sellaisia avokysymyksiä, joiden vastauksiin voi sisältyä henkilötietoja
• Haastattelua tehdessä tutkittavaa voi muistuttaa siitä, ettei mainitse haastattelun aikana kenenkään kolmannen osapuolen asioita vaan pitäytyy haastattelun aiheessa.
• Huolehditaan siitä, että haastatteluiden tallentamiseen ja videoimiseen käytetyt laitteet eivät päädy ulkopuoliseen käyttöön niin kauan kuin ne sisältävät haastatteluaineistoja.
• Siirretään ja tuhotaan tallenteet (ääni, video) mahdollisimman pian keruun jälkeen alkuperäisistä keruuvälineistä.
• Varmistetaan, tarvitaanko suojattua yhteyttä (kryptattu tiedosto), kun tiedostoja siirretään välineestä toiseen.

Mitä menetellä tietosuojan suhteen, kun:

Aineistoa kerätään sosiaalisesta mediasta:

• Kerro tutkimuksesta ja henkilötietojen käsittelystä selkeästi etukäteen.
• Jos et voi pyytää suostumusta henkilökohtaisesti, informoi kohdeyleisöä esimerkiksi julkaisemalla tietosuojailmoitus sosiaalisessa mediassa.
• Selvitä aina etukäteen, salliiko käytetty alusta aineiston keruun tutkimuskäyttöön. Esim. X:stä on mahdollista kerätä tutkimusaineistoa, mutta Metan sosiaalisen median palveluista aineiston kerääminen tutkimuskäyttöön on hankalampaa.
• Tallenna sosiaalisesta mediasta kerätty aineisto samalla tavalla kuin muu luottamuksellinen henkilötietoja sisältävä aineisto.

Aineisto kerätään kaupallisen sovelluksen avulla

• Käytä tutkimuksessa vain Aalto-yliopiston IT-palveluiden hyväksymiä sovelluksia.
• Siirrä aineisto yliopiston järjestelmiin mahdollisimman pian.
• Käsittele ja säilytä aineistoa kuten muutakin tutkimusaineistoa.

Henkilötietoja käsitellään haastattelussa 

• Muista, että esimerkiksi sähköpostiosoite ja ääni sekä kuva ovat henkilötietoja.
• ���԰쾱��ö�پ���ٴ����� kerääminen edellyttää suostumusta ja tietosuojailmoitusta, vaikka tutkimuksen kysymykset eivät koskisi vastaajan henkilökohtaisia asioita.
• Jos henkilötietoja on kerätty ilman asianmukaista suostumusta, suostumus ja tietosuojailmoitus on hoidettava jälkikäteen.
• Jos osallistuja ei anna suostumusta, hänen tietonsa on poistettava.

Opiskelijan pitää pystyä , että on käsitellyt henkilötietoja tietosuojasäännösten mukaisesti. Sen osoittamiseksi kaikki toimet kannattaa dokumentoida tarkasti. Tarkista, että opiskelijalta löytyy seuraavat dokumentit:

1. Aineistonhallintasuunnitelma: Esimerkiksi Aalto-yliopistossa suositellaan liitettäväksi, jos tarvitaan tutkimuslupaa: Aalto-yliopiston tutkimuslupaprosessi | Aalto-yliopisto
2. Tutkimukseen osallistuvien eli tutkittavien informointi Jos käsitellään henkilötietoja, on hyvä olla maininta tietojen käsittelystä ja mahdollisesta jatkokäytöstä.
3. Ohjaa opiskelija käyttämään Aalto-yliopiston mallipohjia: kaikki samassa lomakkeessa.
4. Tutkimuslupa (jos tutkittava organisaatio edellyttää)

1. Mitä informointi tarkoittaa:
   • Tutkittaville kerrotaan tutkimuksen tarkoitus ja heidän henkilötietojensa käsittely (kerääminen, käyttö, luovutus, säilytys).
   • Informoinnin tavoitteena on selkeyttää tutkittaville, miten ja miksi heidän tietojaan käsitellään.
   • Informointi voi tapahtua useassa eri kohdassa, mutta tärkeintä on, että se on johdonmukaista esimerkiksi kaikissa asiakirjoissa (tietosuojailmoitus, tutkimustiedote).
2. Informoinnin suunnittelu:
   • Toteutetaan tietosuoja-asetuksen ja tutkimuseettisen ohjeistuksen mukaisesti.
   • Hyvä informointi on tiivis, selkeä, helposti ymmärrettävä ja saavutettavissa.
   • Informoinnin ymmärrettävyyttä kannattaa testata ulkopuolisella lukijalla.
3. Informoinnin dokumentit ja ajankohdat:
   • Tietosuojailmoitus (tehdään aina): rekisterinpitäjä, tietojen säilytysaika, siirto/luovutus, rekisteröidyn oikeudet.
   • Eettinen suostumus: osallistuminen tutkimukseen, jatkokäyttö ja arkistointi.
   • Tutkimustiedote (ei käytetä välttämättä, jos tietosuojailmoituksessa on jo kerrottu tarpeeksi kattavasti): saattaa sisältää tietoja mm. tutkimuksen aiheesta, tavoitteista, hyödyistä tai haitoista sekä tutkimuksen mahdollisesta jatkokäytöstä.
   • Dokumentit annetaan kirjallisesti tai sähköisesti, ellei tutkittava pyydä suullista informaatiota.
   • Informointi tapahtuu ennen aineiston keruuta: suoraan kerätyt tiedot heti keräyksen alussa, muualta saadut tiedot viimeistään kuukauden sisällä.
4. Informoinnin keinot:
   • Kasvokkain, kyselylomakkeen alussa, sähköpostilla tai verkkosivujen kautta.
   • Jos suoraa kontaktia ei ole, tiedot julkaistaan julkisesti (esim. hankkeen verkkosivuilla).
   • Osallistujille annetaan aikaa perehtyä ja esittää kysymyksiä.
   • ���԰쾱��ö�پ���ٴ����� käsittelyn muutoksista tiedotetaan ja ne päivitetään tietosuojailmoitukseen.
5. Dokumentointi ja säilytys:
   • Suostumukset digitoidaan tai kirjataan, jos ne annetaan suullisesti.
   • Informoinnin dokumentit säilytetään osoitusvelvollisuuden vuoksi.
   • Aalto-yliopiston mallipohjat:

Jos opinnäytteessä käsitellään henkilötietoja, opiskelijan on laadittava tietosuojailmoitus, joka annetaan tutkimukseen osallistuville. 

Tietosuojailmoituksen pitää sisältää ainakin seuraavat asiat:

• Tutkimuksen tarkoitus ja peruste henkilötietojen käsittelylle.
• Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot. Rekisterinpitäjä on se taho, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.
• Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä lähteistä.
• Miten henkilötietoja käsitellään, säilytetään ja suojataan.
• Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään
• Kenelle henkilötietoja luovutetaan ja miksi.
• Mitä oikeuksia osallistujilla on omiin tietoihinsa ja miten he voivat käyttää niitä. Esimerkiksi oikeus saada tietää, mitä tietoja heistä on tallennettu, oikeus pyytää tietojen korjaamista tai poistamista ja oikeus vastustaa tietojen käsittelyä.
• Miten osallistujat voivat ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai tietosuojavaltuutettuun, jos heillä on kysyttävää tai huolia tietosuojasta.

Jos osallistujia ei voi informoida suoraan, tietosuojailmoitus voidaan julkaista esimerkiksi verkkosivulla. 

Tietosuojailmoitus kannattaa antaa tutkittaville mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, esimerkiksi jo haastattelupyynnössä, koska ilmoituksessa esitellään tutkimuksessa kerättävät henkilötiedot (tutkimusrekisterin tietosisältö) ja yksi osa sitä ovat tutkittavien yhteystiedot.

• Opiskelijan pitää selvittää opinnäytteen kohteena olevasta organisaatiosta, tarvitseeko hän tutkimusluvan ja tarkistaa kyseisen organisaation tutkimuslupakäytännöt (esim. mitä dokumentteja tarvitaan).

• Aalto-yliopiston käytäntö: Opiskelija hakee aina ohjaajan kanssa tutkimuslupaa Aalto-yliopistolta, jos hän suunnittelee �DZ辱�Բ�ä��ٱ�ٲ�ö��ä tai muuta tutkimusta, johon osallistuu Aalto-yliopiston opiskelijoita tai henkilökuntaa tai hän tarvitsee tutkimukseensa Aalto-yliopiston dataa. Aalto-yliopistossa tutkimuslupaa haetaan tutkimuslupalomakkeella. Ks. Tarkemmin: Aalto-yliopiston tutkimuslupaprosessi | Aalto-yliopisto.  Huom! Tutkimuslupaprosessi koskee useimmiten vain tieteellistä tutkimusta, eikä opiskelija aina käytännössä tarvitse lupaa. Lupaprosessin avulla kuitenkin selvitetään, onko tutkimuslupa tarpeen.

  Aineiston käytöstä sopiminen, jos aineisto on saatu ohjaajalta Ensin on varmistettava, kenen aineisto on alun perin: kuka sen omistaa ja kenellä on käyttöoikeus? Mitä alkuperäinen aineiston kerääjä on sopinut henkilötietojen käsittelystä? Onko tutkittavia informoitu jatkokäytöstä? Jos aineisto on ohjaajan itse keräämä: Onko ohjaajalla oikeus luovuttaa aineisto jatkokäyttöön ja onko hän itse muistanut pyytää luvan, että aineistoa saa antaa opiskelijan käyttöön? Sisältääkö aineisto jotakin tekijänoikeudellista aineistoa (mm. kuvat), jonka käyttöä varten tarvitaan erillisiä lupia, tai henkilötietoja, joiden käyttöön tarvitaan suostumus. Sopimus aineiston käytöstä kannattaa tehdä kirjallisesti ja siinä voidaan sopia mm. salassapidosta.

Henkilötietoa sisältävään aineistoon liittyy riskejä, sillä henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai muihin tietoihin yhdistämällä: Kukaan ei halua, että tutkittavien antamat luottamukselliset tiedot joutuvat vääriin käsiin tai ylipäätään kenellekään, joille niiden ei kuuluisi joutua. Tutkittavien yksityisyyden suojaa ei saa vaarantaa aineiston huolimattomalla käsittelyllä.

Aineistoa voidaan suojata erilaisin menetelmin:

���԰쾱��ö�پ���ٴ����� käsittelyn suojatoimet ovat

1. Minimointi:
   • Kerätään vain sellaisia henkilötietoja, joita tutkimuksessa tarvitaan.
   • Poistetaan haastateltavien kertomat ylimääräiset asiat aineistosta.
   • Poistetaan henkilötiedot aineistosta heti kun niitä ei enää tarvita (Esimerkiksi aineiston litteroinnin jälkeen haastatteluäänite poistetaan).
2. Pseudonymisointi:
   • Aineiston keruun jälkeen tai siinä vaiheessa kun sitä aletaan käsitellä, tiedot, joista henkilö voidaan tunnistaa, korvataan jollakin toisella tiedolla tai koodilla. Ilman tätä tietoa siitä, keneen tai keihin aineistoon jätetyt peitetiedot viittaavat, yksittäistä ihmistä ei aineistosta voida tunnistaa.
   • Tietoa siitä, mitkä asiat on aineistossa peitetty milläkin termillä tai koodilla, pitää säilyttää erillään itse aineistosta.
   • Niin kauan kuin “koodiavain”, jolla aineiston henkilötiedot voidaan uudelleen paljastaa, aineistoa pitää käsitellä erityisen huolellisesti.
   • Pseudonymisoidut tiedot ovat yhä henkilötietoja, ja niiden käsittelyssä on sovellettava tietosuojasäännöksiä eli esim. aineiston tallennuksessa pitää käyttää palveluita, jotka ovat GDPR-yhteensopivia.
   • Koodiavain pitää tuhota, mikäli aineistoa halutaan säilyttää vielä pidempään tutkimuksen päätyttyä.
3. Anonymisointi:
   • Aineistosta otetaan pois kaikki sellainen tieto, jonka perusteella yksittäinen henkilö on tunnistettavissa
   • Aineistoa voidaan esim. muuttaa, luokitella tai muokata yleiselle tasolle niin, että tutkittavaa ei ole enää mahdollista tunnistaa. Tunnistamisen täytyy estyä peruuttamattomasti.
   • Anonymisoinnin jälkeen aineistosta ei periaatteessa pitäisi pystyä tunnistamaan edes itseään, jos esimerkiksi tietää että on ollut antamassa vastauksen kyselyyn, josta on ilmestynyt tutkimus.
   • Harvoin pystytään tekemään kokonaan anonyymia aineistoa ja analyysin kannalta se voi olla huonokin ratkaisu, joten opiskelija voi joutua miettimään paljonkin erilaisia ratkaisuja siihen, että aineistosta ei kohtuullisin keinoin pysty ketään tunnistamaan, mutta se on silti käyttökelpoista tutkimusta varten.
   • Siinä vaiheessa kun aineisto voidaan anonymisoida, voi sitä käsitellä kuten mitä tahansa aineistoa, eli esim. tietosuojailmoituksessa voi sanoa henkilötietojen käsittelyn päättyvän anonymisointiin.

Teknisiä suojaustoimenpiteitä ovat

• tiedostojen salaaminen (kryptaus)
• erilaiset pääsyn hallintaan liittyvät toimet (salasanasuojaus, kaksivaiheinen tunnistautuminen).

• Kun valitaan henkilötietoja sisältävälle tutkimusaineistolle tallennusratkaisua tärkeintä on varmistua tallennusratkaisun tietoturvasta.
• Ohjaa opiskelijaa tutustumaan Aalto-yliopiston tallennusratkaisuihin ja noudattamaan aineiston tallennuspalvelun valinnassa korkeakoulun IT-palveluiden ohjeita (Aalto-yliopiston tallennusratkaisut). Jos dataa ei jaeta, käytetään esimerkiksi yliopiston tarjoamaa henkilökohtaista verkkolevyä (). Jos dataa jaetaan ohjaajalle, vaihtoehtoja ovat esimerkiksi OneDrive tai Teams.
• Jos kerätään henkilötietoja paperilla, aineisto säilytetään lukollisessa kaapissa ja tuhotaan tutkimuksen jälkeen.
• Varmistetaan, että  henkilötietojen ulkopuolinen ja luvaton käyttö on estetty.
• Lähetetään henkilötietoja sisältävä sähköposti aina salattuna
• Vältetään USB-tikun käyttöä. Aalto ei tällä hetkellä tarjoa kryptattuja tikkuja ja tikut voivat  sisältää haittaohjelmia tai kadota. Ks. Aallon tietoturvaohjeet opiskelijoille.

• Tutkimusaineiston siirrossa on kyse aineiston ”liikkumisesta” eri toimijatahojen välillä.  Siirtämiseksi lasketaan myös se, jos tietoja  on mahdollista  katsella etäyhteydellä (esimerkiksi pääsy verkkolevylle).
• Tutkimusaineiston siirrossa vastuu henkilötietojen käsittelystä ja rekisterinpitäjyys säilyvät edelleen siirtäjällä (vrt.  aineiston luovutus, jolloin vastuu henkilötietojen käsittelystä siirtyy vastaanottavalle taholle ja rekisterinpitäjä vaihtuu).

• Tutkimusaineiston jatkokäytöstä ja arkistoinnista kerrotaan aina tutkittavalle. Vaikka jatkokäyttöä ei olisi vielä tutkimuksen alkaessa suunniteltu, on suositeltavaa ennakoida ja mainita mahdollisesta jatkokäytöstä ainakin tietosuojailmoituksessa. Jälkikäteen jatkokäyttölupaa voi olla vaikeaa tai jopa mahdotonta pyytää.
• Tietoa voidaan sisällyttää yhteen tai useampaan dokumenttiin. Näitä dokumentteja voivat olla esimerkiksi:
  • tietosuojailmoitus
  • tutkimustiedote
  • kyselyn saate
  • suostumuslomake
• Keskeistä on, että tutkittavalla on ymmärrettävät ja oikeat tiedot tutkimusaineiston jatkokäytöstä. Tutkittavien oikeuksien ja jatkokäytön turvaamiseksi ristiriitaisia tietoja eri dokumenttien välillä on vältettävä.
• Informoinnissa  merkityksellisiä tietoja tutkittavalle on ainakin kolme:
  • Mihin tutkimusaineisto luovutetaan arkistoitavaksi?
  • Kenelle tutkimusaineistoa luovutetaan jatkokäyttöä varten?
  • Mihin tarkoitukseen tutkimusaineistoa luovutetaan myöhemmin?

• Kun opinnäyte on hyväksytty, opiskelijan tulee päättää, säilyttääkö hän aineistoa vai hävittääkö hän sen.
• Aineiston (mukaan lukien suostumukset) hävittämistä mahdollisimman pian työn hyväksymisen jälkeen puoltaa niiden säilyttämiseen liittyvä tietosuojaloukkausriski.
• Säilyttäminen voi kuitenkin olla opiskelijan oikeusturvan vuoksi perusteltua jälkikäteisen arvioinnin varalle. Aineisto on suositeltavaa anonymisoida ennen kuin sitä aletaan säilyttää.
• Opiskelijan tiedostot poistetaan Aalto-yliopiston tallennusratkaisuista valmistumisen jälkeen.
• Koska opinnäyte on julkinen heti sen jälkeen, kun se on arvioitu ja hyväksytty, siihen ei saa sisällyttää mitään salassa pidettävää tietoa.