Anvisningar för behandling av personuppgifter i studierna - svar på de vanligaste frågorna
När en titel kan kopplas till en viss person vid ett visst företag är det en personuppgift.
Behandling av personuppgifter är till exempel
- insamling, lagring och förstöring av e-postadresser i syfte att genomföra en enkät- eller intervjuundersökning i anslutning till ditt lärdomsprov
- insamling, lagring och förstöring av samtycke från deltagarna i undersökningen
- insamling, analys, lagring och förstöring av svarsmaterial där enskilda personer kan identifieras
- sökning av personuppgifter i elektroniska system, t.ex. sociala medier, även om kanalen är offentlig och informationen kan sökas av vem som helst
transkribering av inspelade intervjuer.
Att genomföra en enkät fullständigt anonymt utan någon form av insamling eller behandling av personuppgifter är krävande. Vanligtvis är det inte möjligt att helt förhindra att personuppgifter samlas in i samband med en enkätundersökning, även om enkäten skulle planeras så att den kan besvaras fullständigt anonymt. Därtill fyller enkäten inte nödvändigtvis längre sitt syfte om sådana delar som skulle vara relevanta för undersökningen tas bort endast för att undvika behandling av personuppgifter och de skyldigheter som medföljer. I teorin skulle en anonym enkät förutsätta att inga personuppgifter samlas in för enkäten, att deltagarnas identitet inte lagras någonstans och att deltagarna inte kan identifieras till exempel genom länkar eller IP-adresser som de använt. Till exempel är öppna svarsfält riskabla, eftersom deltagaren i praktiken kan skriva vad som helst i dem, inklusive uppgifter som möjliggör identifiering av deltagaren. Det är inte tillåtet att samla in uppgifter om deltagarna som gör det möjligt att identifiera en deltagare till exempel genom användning av offentliga personregister eller på basis av uppgifter som deltagaren eller en annan person har skrivit i ett öppet textfält.
Det lönar sig i regel att sträva efter ett anonymt utförande. Om du ändå är osäker på om det material du samlar in genom enkäten är fullständigt anonymt är det säkrare att skapa ett dataskyddsmeddelande för enkäten och se till att alla skyldigheter gällande dataskyddet uträttas i händelse av att behandlingen av personuppgifter inte kan undvikas.
Fall 1:
En studerande som gör sitt lärdomsprov självständigt är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter hen behandlar.
Fall 2:
Om du gör ditt lärdomsprov som anställd i ett forskningsprojekt vid Aalto-universitetet är det Aalto-universitetet som är personuppgiftsansvarig.
Fall 3:
Om du gör ditt lärdomsprov som anställd i, eller på uppdrag av, ett företag är det i regel företaget som är personuppgiftsansvarig. Om du gör ditt lärdomsprov på uppdrag av ett företag ska du kontakta företagets dataskyddsombud eller någon annan person som ansvarar för behandling av personuppgifter vid företaget för att säkerställa att du behandlar personuppgifterna i enlighet med företagets riktlinjer. När du planerar ditt lärdomsprov tillsammans med ett företag är det viktigt att också föra fram att det färdiga lärdomsprovet är ett offentligt dokument.
Fall 4:
Studerande som gör sitt lärdomsprov tillsammans utan ett anställningsförhållande eller på uppdrag av ett företag är sannolikt gemensamt personuppgiftsansvariga. Då är det viktigt att komma överens om en klar arbets- och ansvarsfördelning, för att säkerställa korrekt behandling av personuppgifter.
Grunden för behandlingen är i regel den registrerades samtycke till behandling av personuppgifter. Samtycke ska vara en specificerad, frivillig, medveten och entydig viljeyttring. Deltagaren kan också återkalla sitt samtycke. Se
Du ska komma överens om behandlingen av personuppgifter med den ansvariga handledaren eller övervakaren för lärdomsprovet. Du ska beskriva behandlingen av personuppgifter i din forskningsplan och vid behov i andra dokument, såsom en datahanteringsplan eller ett dataskyddsmeddelande, innan du börjar samla in eller på annat sätt behandla personuppgifter.
Du har förmodligen pseudonymiserat materialet. Materialet kan fortfarande innehålla personuppgifter.
Pseudonymisering innebär behandling av personuppgifter på så sätt att uppgifterna inte längre kan kopplas till en viss person utan kompletterande uppgifter. Pseudonymisering kan till exempel innebära att forskningspersonens namn, adress och andra identifikationsuppgifter ersätts med en slumpmässig kod. Pseudonymisering är en vanlig åtgärd för att skydda personuppgifter och minimera behandlingen av personuppgifter i forskning. Pseudonymiserade uppgifter ska fortfarande behandlas som personuppgifter. Observera också att det fortfarande kan handla om personuppgifter även om den studerande som använder uppgifterna i sin undersökning inte själv skulle kunna ta reda på forskningspersonens identitet.
Anonymisering innebär behandling av personuppgifter på ett sätt som förhindrar identifiering på ett oåterkalleligt sätt och på så sätt att den personuppgiftsansvarige eller en utomstående aktör inte längre kan ändra tillbaka uppgifter som den innehar till identifierbar form. Vanligtvis räcker det inte med att bara ta bort deltagarnas namn och motsvarande identifierande uppgifter från forskningsmaterialet.
Vissa typer av undersökningar förutsätter ett forskningsetiskt bedömningsförfarande. Om du planerar att behandla känsliga uppgifter ska du följa anvisningarna från Aalto-universitetets forskningsetiska kommitté. Det är möjligt att ansöka om en forskningsetisk förhandsbedömning endast om du ansöker om den tillsammans med din handledare och innan insamlingen av forskningsmaterial inleds. Innan ansökan görs ska forskningen och behandlingen av personuppgifter vara väl planerade och dokumenterade. Ta reda på behovet och möjligheten att ansöka om en forskningsetisk förhandsbedömning i god tid redan vid valet av ämne.
³¢Ã¤²Ô°ì:&²Ô²ú²õ±è;Miten ja milloin tulisi hakea tutkimuseettistä ennakkoarviointia | Aalto-yliopisto (pÃ¥ finska)
Organisationer kan kräva att du ansöker om forskningstillstånd, om du till exempel undersöker deras elever, kunder, patienter eller anställda. Innan ansökan görs ska undersökningen och behandlingen av personuppgifter vara väl planerade och dokumenterade. Ta reda på behovet och möjligheten att ansöka om en forskningstillstånd i god tid redan vid valet av ämne. Observera att den som beviljar forskningstillstånd kan kräva att även en forskningsetisk förhandsbedömning har gjorts.
Se i vilka situationer du behöver forskningstillstånd från Aalto-universitetet.
³¢Ã¤²Ô°ì:&²Ô²ú²õ±è;Aalto-yliopiston tutkimuslupaprosessi | Aalto-yliopisto (pÃ¥ finska)