Aalto-yliopiston kirjastoaineiston hankintaperiaatteet
Teemme aineistohankintaa Aalto-yliopiston määrittelemän vuosibudjetin puitteissa ja noudatamme yliopiston yleisiä hankinta- ja kilpailutusohjeita. Kirja- ja lehtihankinnassa käytämme sopimusvälittäjiä. Kirjastoaineistojen hankinta kuuluu Aalto-yliopiston tutkimuksen vararehtorin vastuualueelle.
Lisäksi hallinnoimme Arkkitehtuurin laitoksen erityistä määrärahaa, jonka puitteissa meillä on valtuudet hankkia kokoelmiimme arkkitehtuuria käsittelevää kirjallisuutta. Samasta palvelusta voivat muutkin laitokset halutessaan sopia.
Tämä dokumentti kertoo, mihin aineistonvalintamme perustuu ja mihin suuntaan kehitämme kokoelmiamme. Linjaukset ohjaavat tiimissä tehtäviä hankintapäätöksiä ja -valintoja, ja niiden avulla voimme joustavasti reagoida toimintaympäristön muutoksiin.
Tehtävämme on tukea Aalto-yliopiston strategisia tavoitteita, ja kokoelmiemme ydin muodostuu yliopiston opetus- ja tutkimusalojen tietoaineistoista. Tavoitteenamme on tarjota helposti käytettäviä, laadukkaita ja aktiivisessa käytössä olevia aineistoja, jotka palvelevat yliopiston opetusta, oppimista, tutkimusta ja taiteellista toimintaa.
Avoimena kirjastona palvelemme myös laajempaa yhteisöä ja jokaista, joka tarvitsee tietoa tieteen, taiteen, tekniikan ja talouden aloilta.
Aalto-yliopiston tutkijoille ja muulle henkilökunnalle suunnattu erillinen kirjahankintapalvelumme on tarkoitettu heille, jotka haluavat ostaa kirjallisuutta käyttöönsä oman yksikkönsä kustannuksella.
Aineistotarjontamme perustuu e-aineistoihin, mikä mahdollistaa aineistojen helpon saatavuuden ja käytön. Hankimme e-aineistot ensisijaisesti kansallisen konsortion kautta, mutta myös suoraan kustantajilta ja välittäjiltä.
Aineistot hankitaan koko Aalto-yhteisön käyttöön, joten emme hanki aineistoja, joiden käyttöoikeus on rajattu esimerkiksi määrätylle kurssille tai tutkimusryhmälle. Hankimme e-aineistoja ensisijaisesti perustuen IP-tunnistukseen, ja aktivoimme sen lisäksi myös Aalto Single Sign On- tai HAKA-tunnistuksen tapauskohtaisesti. Näin hankkimamme e-aineistot ovat käytettävissä Aalto-yliopiston käyttäjätunnuksella käyttöehtojen mukaisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Ulkopuoliset asiakkaat voivat käyttää hankkimiamme e-aineistoja Harald Herlin Oppimiskeskuksen tiloissa käyttöehtojen sen salliessa.
Painettuja aineistoja hankitaan ottaen huomioon taideaineistolle ominaiset käyttötavat sekä silloin, kun haluttua aineistoa ei ole saatavana elektronisessa muodossa.
Kokoelmiin valitaan aineistoja, jotka ovat tieteellisesti korkeatasoisia, ajantasaisia (painotus on uudemmissa aineistoissa, jotka on julkaistu viimeisten kolmen vuoden aikana) ja sisällöltään tukevat Aalto-yliopiston tutkimusta ja opetusta. Kokoelmia arvioidaan säännöllisesti, ja hankinnassa huomioidaan nopeasti muuttuva tietoympäristö.
Edistämme hankkimiemme aineistojen sekä avoimien open access-aineistojen monipuolista käyttöä ja parannamme niiden löytyvyyttä. Kuvailemme aineistot kirjastojärjestelmäämme kansainvälisten kuvailustandardien ja kansallisesti sovittujen suositusten mukaisesti. E-aineistojen ja avoimien aineistojen kuvailutietoja ei pääsääntöisesti rikasteta paikallisesti, vaan käytämme kirjastojärjestelmän yhteisöympäristössä tarjoilla olevia kuvailutietoja.
Suorien linkkien jatkuvan toiminnan takaamiseksi opastamme käyttäjiä ohjaamaan linkit aineistojen metatietoihin kirjastojärjestelmässä.
Yhteenveto aineiston käyttöehdoista löytyy kirjastojärjestelmästä. Tarkemmat käyttöohjeet ja ohjeet eri käyttötapauksiin on saatavilla Oppimiskeskuksen Libguides-oppaista.
3.1. Aineistojen valinta
Kohdennamme aineistohankinnat yliopiston opetuksen, oppimisen, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tarpeisiin ja kehitämme kokoelmia yhteistyössä yliopistoyhteisön kanssa. Kirjaston kokoelmat karttuvat pitkälti henkilökunnan ja opiskelijoiden tekemien hankintaehdotusten pohjalta, hankintabudjetin mahdollistamissa rajoissa.
Toimitamme Aalto-yhteisön käytettäväksi myös aineistoja omien kokoelmiemme ulkopuolelta. Kaukopalvelun kautta on mahdollista tilata aineistoa muista kirjastoista Suomessa sekä ulkomailla. Kaukopalvelu on maksutonta Aalto-yliopiston henkilökunnalle. Opiskelijoille maksutonta on aineisto Varastokirjastosta sekä kaukolainat suomalaisista kirjastoista, edellyttäen, ettei teosta ole saatavilla pääkaupunkiseudun kirjastoista.
E-aineiston hankintaan ja valintaan vaikuttavat lisenssiehdot sekä aineiston käytettävyys. Käytettävyyden kriteereitä ovat etäkäyttö ja riittävä yhtäaikaisten käyttäjien määrä.
Hankintabudjetin salliessa kokeilemme uusia hankintatapoja, kuten esimerkiksi käyttötietoihin perustuvaa e-aineistojen hankintaa.
3.2. Kurssikirjojen hankinta
Kurssikirjakokoelma sisältää kirjallisuutta, joka on Aalto-yliopiston tutkintovaatimusten mukaista. Kurssikirjat hankitaan ensisijaisesti elektronisina ja rajoittamattoman pysyvän (”unlimited”) käytön lisenssillä. Erilaisten oppijoiden yhdenvertaisuuden varmistamiseksi hankitaan kurssikirjoista aina myös 1–2 painettua kappaletta.
Usein e-kurssikirjoja ei kuitenkaan ole rajoittamattomaan pysyvään käyttöön saatavilla ja tällöin e-kurssikirjan hankintaan pätevät samat periaatteet kuin painettuun kurssikirjaan. Painettuja pakollisia kurssikirjoja hankitaan enintään yksi kappale kymmentä kurssin yhtäaikaista suorittajaa kohden. Lisäksi käytetyimmistä kurssikirjoista hankitaan painettuna myös lyhytlainakappale. Oheiskirjallisuutta hankintaan 1–2 kappaletta tai lisenssiä. Lisäkappaleita tai lisälisenssejä voidaan hankkia laitosten omalla kustannuksella.
Opastamme avoimien kurssikirjojen ja oppimisaineistojen hyödyntämiseen.
3.3. Aineistojen arviointi
Kokoelmasta poistetaan vanhentunutta ja vähän käytettyä aineistoa, jotta kokoelma pysyy ajantasaisena ja asiakkaiden muuttuvia tarpeita vastaavina. Kokoelmia arvioidaan säännöllisesti käyttötilastojen, asiakaspalautteen, sekä tiimin asiantuntemuksen pohjalta.
E-aineistojen karsinnassa otamme huomioon käytön ja kustannukset suhteutettuna aineiston ensisijaiseen käyttäjäkuntaan Aallon kouluissa. E-aineistotilauksen lopettamisen perusteita ovat muun muassa vähäinen käyttö, aineiston mahdollinen korvaaminen toisella aineistolla tai merkittävät käytettävyysongelmat.
E-aineistojen arvioinnissa käytetyt käyttötilastot kerätään SUSHI-yhteydellä suoraan Alma Analyticsiin aina kun mahdollista. Muussa tapauksessa käyttötilastot ladataan kustantajan tai välittäjän verkkosivulta tai pyydetään sähköpostitse. Päätökset tehdään ottaen huomioon usean vuoden aikasarja ja laitokset osallistetaan päätöksentekoon, mikäli mahdollista.
Painettuja kirjakokoelmia arvioidaan ja karsitaan määräajoin. Aalto-yliopisto ei ole vapaakappalekirjasto, joten säilytämme aineistoja harkinnan mukaan. Aalto-yliopiston omien julkaisujen ja opinnäytteiden pitkäaikaissäilytyksestä vastaavat Aalto-yliopiston arkisto ja Oppimispalvelut. Painetun aineiston poistopäätökseen vaikuttaa aineiston kunto ja lainaustiedot sekä se, onko aineisto korvattu tai korvattavissa vastaavalla e-aineistolla. Painetuille lehdille on kullekin määritetty säilytysaika. Poistettua painettua aineistoa toimitetaan ensisijaisesti Varastokirjastoon, josta ne ovat poistojen jälkeenkin saatavilla helposti, nopeasti ja Aalto-yliopiston opiskelijoille ja henkilökunnalle maksutta. Varastokirjastoon kelpaamaton aineisto lahjoitetaan asiakkaille tai kierrätetään asianmukaisesti.
Lahjoituksina otamme vastaan ainoastaan sellaisia aineistoja, joiden katsomme tukevan yliopiston tutkimusta ja opetusta ja täydentävän nykyisiä kokoelmia. Tiimi päättää, mitä lahjoitetusta aineistosta liitetään olemassa oleviin kokoelmiin ja miten aineisto sijoitetaan kokoelmaan. Tiimillä ei ole velvollisuutta käsitellä kaikkea lahjoitettua aineistoa, eikä lahjoitettua aineistoa palauteta, vaikka sitä ei otettaisi Oppimiskeskuksen kokoelmaan. Muu lahjoitettu aineisto lahjoitetaan edelleen asiakkaille tai kierrätetään asianmukaisesti.
Avointa tiedettä edistämme yhteistyössä Aalto-yliopiston Tutkimuspalveluiden, FinELib-konsortion ja muun kirjastokentän kanssa. Priorisoimme avointa julkaisemista tukevia sopimusmalleja ja sitoudumme tukemaan avoimen julkaisemisen aloitteita aina kun se on tarkoituksenmukaista. Varmistaaksemme aloitteiden tarkoituksenmukaisuuden ja tulevan menestyksen arvioimme, toteutamme ja kehitämme niitä tiiviissä yhteistyössä yliopistoyhteisön kanssa.
Valmistaudumme tulevaisuuteen, jossa yhteisrahoitusohjelmilla tuetaan julkaisualoitteita ja avoimen tieteen työkaluja ja infrastruktuureja. Kannustamalla voittoa tavoittelemattomia, yhteisölähtöisiä aloitteita ja liittymällä vaihtoehtoisiin tilausmalleihin pyrimme löytämään vaihtoehtoja hallitsevalle lukuoikeus- ja tekijämaksupohjaiselle mallille.
۳ٱٲössä Aalto-yliopiston muiden palveluyksiköiden kanssa hankimme aineistoja, jotka tukevat koko yliopistoyhteisöä esimerkiksi akateemisessa kirjoittamisessa, tutkimuksen arvioinnissa ja tekoälyn hyödyntämisessä. ۳ٱٲön tavoitteena on välttää maksamasta samasta resurssista tai samalle julkaisijalle tai toimittajalle kaksi kertaa tai liikaa, ja näiden aineistojen budjetoinnista sovitaan aina tapauskohtaisesti.
Teemme myös yhteistyötä Aalto Data Hubin ja mahdollisten muiden data-aineistoja hankkivien tahojen kanssa, välttääksemme päällekkäisiä aineistohankintoja. Mietimme data-aineistoja koskevien hankintaehdotusten yhteydessä, kummalle aineiston mahdollinen hankinta kuuluisi. Tuomme tahoillamme esille toistemme hankkimia aineistoja, jotta niille saataisiin mahdollisimman paljon käyttöä Aalto-yhteisössä.
Avointa julkaisemista tukevat hankintapäätökset teemme tiiviissä yhteistyössä Avoin tiede ja ACRIS-tiimin kanssa. Aalto-yliopiston keskitetysti maksamat avoimen tieteen julkaisu- ja tukimaksut on keskitetty hankintabudjettiimme. Avoin tiede ja ACRIS-tiimi vastaa avoimeen julkaisemiseen liittyvästä tiedottamisesta ja tutkijoiden opastamisesta.
Hankkimiemme aineistojen opastamisessa ja neuvonnassa Palvelupisteet-tiimi (LES) on keskeisessä roolissa, sillä palvelupisteet toimivat ensimmäisenä kontaktipintana Oppimiskeskuksen asiakkaille, niin paikan päällä asioiville kuin eri viestintäkanavien kautta yhteyttä ottaville. Lisäksi Palvelupisteet-tiimi on tärkeä yhteistyökumppani painettujen kokoelmien hoidossa ja opiskelijoiden erityistarpeiden järjestämisessä.
Tärkeimpiä ulkopuolisia yhteistyötahojamme ovat yliopisto- ja korkeakoulukirjastot Suomessa sekä pohjoismaisessa Nordic Five Tech-verkostossa, Kansalliskirjasto ja Varastokirjasto. Osallistumme aktiivisesti kansalliseen ja kansainväliseen kirjastoyhteistyöhön, ja olemme Suomen yliopistokirjastojen neuvoston (FUN) sekä FinELib-konsortion jäseniä.