Aalto-universitetet principer för anskaffning av informationsresurser
Vi skaffar biblioteksmaterial inom den årliga budget som fastställts av Aalto-universitetet och följer universitetets allmänna upphandlings- och konkurrensutsättningsanvisningar. Vid anskaffning av böcker och tidskrifter använder vi oss av avtalsförmedlare. Aalto-universitetets vicerektor med ansvar för forskning ansvarar för anskaffningen av informationsresurser.
Dessutom förvaltar vi ett särskilt anslag från Institutionen för arkitektur, inom vilket vi anskaffar arkitekturlitteratur till våra samlingar. Andra institutioner kan komma överens om samma tjänst om de så önskar.
I detta dokument redogör vi för vilka principer vårt materialval bygger på och i vilken riktning vi utvecklar våra samlingar. Policyn styr teamets anskaffningsbeslut och gör det möjligt för oss att reagera flexibelt på förändringar i verksamhetsmiljön.
Vår uppgift är att stödja Aalto-universitetets strategiska mål, och kärnan i våra samlingar består av informationsresurser inom universitetets undervisnings- och forskningsområden. Vårt mål är att tillhandahålla informationsresurser som är lätta att använda, högklassiga, i aktiv användning och som betjänar universitetets undervisning, lärande, forskning och konstnärliga verksamhet.
Som ett öppet bibliotek betjänar vi också det omgivande samhället och alla som behöver information inom vetenskap, konst, teknik och ekonomi.
Vår separata tjänst för bokanskaffning för forskare och annan personal vid Aalto-universitetet är avsedd för dem som vill anskaffa litteratur för eget bruk, bekostad av den egna enheten.
Vi anskaffar informationsresurserna i första hand som e-resurser, vilket gör dem enkla att komma åt och använda. Vi anskaffar e-resurser i första hand genom ett nationellt konsortium, men även direkt från förlag och leverantörer.
Informationsresurserna anskaffas för att användas av hela Aaltogemenskapen. Vi anskaffar således inte material med begränsade användarrättigheter till exempel till en viss kurs eller forskningsgrupp. Vi anskaffar e-resurser i första hand baserat på IP-autentisering, men vi aktiverar också Aalto Single Sign On eller HAKA-autentisering från fall till fall. På detta sätt kan e-resurserna användas med Aalto-universitetets användar-ID oberoende av tid och plats, inom ramen för deras användarvillkor. Externa kunder kan använda de anskaffade e-resurserna i Harald Herlin-lärcentrets lokaler om användarvillkoren så tillåter.
Tryckt material skaffas med beaktande av typiska användningssätt för konstmaterial, samt när det önskade materialet inte finns tillgängligt i elektronisk form.
Samlingarna innehåller informationsresurser som är av hög vetenskaplig kvalitet, aktuella (tyngdpunkten ligger på nyare material, publicerat under de senaste tre åren) och vars innehåll stöder Aalto-universitetets forskning och undervisning. Samlingarna utvärderas regelbundet och den snabbt föränderliga informationsmiljön beaktas i anskaffningsbesluten.
Vi strävar efter en mångsidig användning av och god sökbarhet för både de anskaffade informationsresurserna och fritt tillgängliga open access-samlingar. Vi beskriver informationsresurserna i vårt bibliotekssystem i enlighet med internationella katalogiseringsstandarder och nationellt överenskomna rekommendationer. Metadata för e-resurser och open access-samlingar kompletteras i regel inte lokalt, utan vi använder den metadata som finns i bibliotekssystemets gemensamma index.
För att säkerställa att direktlänkar till t.ex. enskilda artiklar fungerar kontinuerligt, instruerar vi användarna att styra länkarna till informationsresursernas metadata i bibliotekssystemet.
En sammanfattning av användarvillkoren för informationsresursen finns i bibliotekssystemet. Närmare användarguider och instruktioner för olika användningsfall är tillgängliga i ³¢Ã¤°ù³¦±ð²Ô³Ù°ù±ð³Ùs libguider.
3.1. Urval
Anskaffningen beaktar behoven inom universitetets undervisnings-, lärande-, forsknings- och konstnärliga verksamhet och vi utvecklar samlingarna i samarbete med universitetssamfundet. Bibliotekets samlingar utökas till stor del utifrån anskaffningsförslag från personal och studenter, inom ramen för vår budget.
Vi erbjuder också Aaltogemenskapen material utanför våra egna samlingar. Via fjärrlånetjänsten är det möjligt att beställa material från andra bibliotek i Finland och utomlands. Fjärrlånetjänsten är avgiftsfri för Aalto-universitetets personal. Fjärrlån från Depåbiblioteket och de finländska biblioteken är avgiftsfria för studerande, förutsatt att materialet inte finns på något bibliotek i huvudstadsregionen.
Anskaffning och val av e-resurser påverkas av licensvillkoren och användbarheten. Användbarhetskriterierna är möjlighet till distansanvändning och ett tillräckligt antal samtidiga användare.
När anskaffningsbudgeten tillåter provar vi nya anskaffningsmetoder, som till exempel anskaffning baserad på användningsdata.
3.2. Anskaffning av kursböcker
Kursbokssamlingen innehåller litteratur som ingår i Aalto-universitetets examensfordringar. Kursböckerna anskaffas i första hand i elektroniskt format och under en licens som tillåter ett obegränsat antal användare. För att säkerställa studerandes jämlika behandling skaffas 1–2 exemplar av kursböckerna i tryckt form.
E-kursböcker är oftast inte tillgängliga för obegränsad permanent användning, och då gäller samma principer för anskaffning av en e-kursbok som för en tryckt kursbok. Högst ett tryckt exemplar av obligatorisk kurslitteratur anskaffas per tio samtidiga kursdeltagare. Dessutom anskaffas ett kortlåneexemplar i tryckt form av de mest använda kursböckerna. Av böcker som används som tilläggsläsning på kurserna anskaffas 1–2 exemplar eller licenser. Ytterligare exemplar eller licenser kan anskaffas på institutionens egen bekostnad.
Vi ger vägledning om hur öppet tillgängliga läroböcker och utbildningsresurser kan användas.
3.3. Avskrivning
Föråldrade och sällan använda informationsresurser avskrivs för att hålla samlingarna uppdaterade och motsvarande kundernas förändrade behov. Samlingarna utvärderas regelbundet baserat på användningsstatistik, kundfeedback och teamets expertis.
När vi utvärderar en e-resurs tar vi hänsyn till användningen och kostnaderna i förhållande till dess primära användarbas vid Aaltos skolor. Att avsluta abonnemanget på en e-resurs kan vara motiverat då dess användning är låg, den kan ersättas med en annan, eller vid betydande användbarhetsproblem.
Användningsstatistiken som används vid utvärderingen av e-resurser samlas i mån av möjlighet in direkt till Alma Analytics via en SUSHI-anslutning. I annat fall hämtas användningsstatistik från utgivarens eller leverantörens webbplats eller begärs via e-post. Besluten fattas med beaktande av tidsserier på flera år och institutionerna inkluderas i beslutsfattandet alltid när det är möjligt.
De tryckta samlingarna utvärderas och gallras med jämna mellanrum. Aalto-universitetet är inte ett friexemplarsbibliotek och vi sparar material efter eget gottfinnande. Aalto-universitetets arkiv och lärandetjänster ansvarar för långtidsförvaringen av Aalto-universitetets egna publikationer och lärdomsprov. Beslutet att gallra bort tryckt litteratur påverkas av dess skick och utlåningsstatistik, samt om den har ersatts eller kan ersättas med en liknande e-resurs. Varje tryckt tidskrift har en fastställd förvaringstid. Tryckt litteratur som avskrivs från samlingarna skickas i första hand till Depåbiblioteket, där den på begäran är lätt och snabbt tillgänglig avgiftsfritt för Aalto-universitetets studerande och personal. Avskriven litteratur som inte kan skickas till Depåbiblioteket doneras till kunderna eller återvinns på lämpligt sätt.
Som donationer tar vi endast emot litteratur som vi anser stödjer universitetets forskning och undervisning och kompletterar de nuvarande samlingarna. Teamet bestämmer vilken av den donerade litteraturen som ska inkluderas i de befintliga samlingarna och hur den ska placeras i samlingen. Teamet är inte skyldigt att behandla allt donerat material, och donerat material returneras inte även om det inte inkluderas i ³¢Ã¤°ù³¦±ð²Ô³Ù°ù±ð³Ùs samlingar, utan doneras till kunderna eller Ã¥tervinns pÃ¥ lämpligt sätt.
Vi främjar öppen vetenskap i samarbete med Aalto-universitetets forskningsservice, FinELib-konsortiet och de andra finländska forskningsbiblioteken. Vi prioriterar avtalsmodeller som stödjer open access-publicering och har åtagit oss att stödja initiativ som främjar öppen vetenskap när det är lämpligt. För att säkerställa initiativens relevans och framtida framgång utvärderar, genomför och utvecklar vi dem i nära samarbete med universitetssamfundet.
Vi förbereder oss för en framtid där nya publiceringsmodeller, verktyg och infrastrukturer för öppen vetenskap stöds genom medfinansieringsprogram. Genom att uppmuntra ideella, community-drivna initiativ och ansluta oss till alternativa anskaffningsmodeller strävar vi efter att hitta alternativ till den dominerande läs- och publiceringsbaserade modellen.
I samarbete med andra serviceenheter vid Aalto-universitetet anskaffar vi informationsresurser som stöder hela universitetssamfundet i till exempel akademiskt skrivande, forskningsutvärdering och artificiell intelligens. Syftet med samarbetet är att undvika att betala två gånger eller för mycket för samma informationsresurs eller till samma förläggare eller leverantör, och budgeteringen av dessa informationsresurser avtalas alltid från fall till fall.
För att undvika överlappande anskaffningar samarbetar vi också med Aalto Data Hub och andra parter vid Aalto-universitetet som anskaffar datamaterial. När vi hanterar upphandlingsförslag som gäller datamaterial avgör vi vem som ska ansvara för anskaffningen, men efter att materialet har anskaffats presenterar och marknadsför båda parter det för att öka synligheten och användningen inom Aalto-universitetet.
Anskaffningsbeslut som stöder open access-publicering fattas i nära samarbete med Open Science- and ACRIS-teamet. Publicerings- och stödavgifterna för öppen vetenskap som betalas centralt av Aalto-universitetet är koncentrerade till vår anskaffningsbudget. Open Science and ACRIS-teamet ansvarar för att ge information och vägledning till forskare i anslutning till open access-publicering.
Service Point-teamet (LES) spelar en nyckelroll när det gäller att vägleda och ge rÃ¥d om de anskaffade informationsresurserna, eftersom de fungerar som den första kontaktpunkten för ³¢Ã¤°ù³¦±ð²Ô³Ù°ù±ð³Ùs kunder, bÃ¥de de som besöker ³¢Ã¤°ù³¦±ð²Ô³Ù°ù±ð³Ù pÃ¥ plats och de som kontaktar oss via olika kommunikationskanaler. Dessutom är Service Point-teamet en viktig partner när det gäller att hantera de tryckta samlingarna och specialarrangemang för studerande med särskilda behov.
Våra viktigaste externa samarbetspartner är forskningsbiblioteken i Finland och Nordic Five Tech-nätverket, Nationalbiblioteket och Depåbiblioteket. Vi deltar aktivt i det nationella och internationella bibliotekssamarbetet och är medlemmar i Rådet för universitetsbiblioteken i Finland (FUN) och FinELib-konsortiet.